Skal du i gang med virtuelle bestyrelsesmøder i en SMV?

Blogindlæg bragt hos Foreningen Bestyrelseskvinder den 01.04.2020.

https://www.bestyrelseskvinder.dk/virtuelle-bestyrelsesmoeder-i-smv/

Sådan styrer du mødet sikkert fra start til slut – og lær også, hvordan du som bestyrelsesformand sikrer, at alle får noget ud af mødet og tør bidrage.

Skal du i gang med virtuelle bestyrelsesmøder for første gang?

Her er en række erfaringsbaserede råd til, hvordan du leder og forbereder mødet og hvilket værktøj, du skal vælge.

Man plejer at sige ‘never waste a good crisis’. Så corona-situtionen giver mulighed for, at langt flere prøver kræfter med virtuelle bestyrelsesmøder, mens vi er tvunget til at begrænse, hvor meget vi mødes. Samtidig ser de fleste virksomheder ind i udfordringer, hvor bestyrelsernes sparring er på sin plads.

Selv med en gradvis, kontrolleret åbning efter påske, vil vi få brug for at rykke sammen (hver for sig) i virksomhederne, og have flere møder virtuelt mellem de fysiske – hvad enten det er for at undgå lukning, eller det er forbi, krisen har skabt nye forretningsmuligheder.

Gode råd til bestyrelsesformanden

Forberedelse er nøglen til succes og et tæt samarbejde med direktøren er afgørende, som altid.

Brug ekstra tid på forberedelse

Forbered dig 2-3 gange længere tid end ellers med fokus på processen. Den investering er givet godt ud, for har formanden tænkt hvert punkt igennem og ved, om det skal have kort/lang tid, og om der skal slides på, om man skal sidde med print, hhv. hvilken type diskussion, man skal have, så slår det meget stærkere ud end ved fysiske møder, hvor de fleste af os, kan lede dem mere på erfaringen. Det her er et nyt værktøj, der skal læres.

Desto mindre deltagerne er vant til at bruge virtuelle møder, desto fastere struktur og desto mere forventningsafstemning ift. reglerne og formålet med mødet.

Overvej hvem der skal deltage udover bestyrelsesmedlemmerne og direktøren. Skal andre med, så kan man bede dem vente med at logge ind i mødet, til man når det punkt på dagsordenen, ligesom man kan lade deltagere forlade mødet igen.

Vær i det hele taget skarp på dagsordenen og begræns den mest muligt. Lav evt. bestyrelsesmøder med kun emner, der kan bære det, og som understøtter krisehåndteringen ifm. corona-pandemien.

Den tekniske forberedelse

Send link ud i god tid. Bed alle teste, om det fungerer hos dem.

Inviter til et formøde, hvor det er muligt at teste lyd, billede mm. for dem, der ikke er vant til det. Anbefal fast forbindelse i stedet for wifi, hvis deltagerne sidder privat.

Prioriter at alle har kamera på og har båndbredde til det, for det giver ansigtsudtryk og mulighed for at markere, når man ønsker ordet ved at markere med hånden i stedet for bare at tale eller skrive. Uden kropssprog er ansigtsudtryk ekstra vigtige.

Understreg at noget muligvis bør printes på forhånd, så deltagerne har det foran sig. Andet må man af hensyn til GDPR bede alle om at læse i bestyrelsesværktøjet eller maile og behandle fortroligt. Husk at meget kan vises på skærmen på mødet.

Andre end formand og direktør kan stå for dette.

Selve mødet

Velkomst

Formanden byder velkommen og fortæller om dagsorden og reglerne for mødet.

Reglerne kan være, at alle anmoder om ordet i chat-funktionen. Den ligger oftes som højre kolonne på skærmen og åbnes via feks en taleboble, ligesom messenger /chat.

Det kan også være, at der er en bordrunde ved hvert af de punkter på dagsordenen, der handler om at opnå enighed, hhv. hvor det er relevant at høre alle og ikke blot de, der taler mest.

Sådan skaber I tillid på mødet

Der er stor forskel på, hvor vant man er til virtuelle møder og til at tage ordet. Den nemmeste måde ikke at lave fejl på eller være til besvær eller blive til grin, er ikke at tage ordet.

Derfor skal arbejdet med tillid prioriteres, for det understøtter, at bestyrelsen virker demokratisk og træffer beslutninger som et kollektiv, hvor alle oplever, de har bidrager og er forpligtede af beslutningerne.

Det er muligt at skabe tillid ved fx at lave bordrunde med lidt social snak, ligesom man ville gøre ved et fysisk møde.

Første punkt – godkendelse af dagsorden

Her kan man vælge at lade alle sige OK ved at markere med håndsoprækning eller ‘thumps up’ eller ved at skrive ok i chat. Ved kommentarer gives ordet.

Punkter med emner til debat

Ved emner til debat, styrer formanden og giver ordet til direktør, bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere m.fl. Tidsstyring bliver endnu vigtigere end ellers. Afbrydelser med korte, afklarende spørgsmål er ok, mens debat bør vente til præsentationen er færdig. Kan man udsende status i forvejen, sparer det tid, men man skal lige samle op, og ikke blot forudsætte, at alt er læst og forstået på samme måde af alle.

• Lad alle markere, at de ønsker ordet ved at markere i billedet med hånden eller ved at skrive i chat.
• Konkrete spørgsmål kan med fordel stilles i chat.

Man bør fastholde alles kamera på skærmen, da det gør det lettere at skabe konsensus i gruppen. Gruppedynamikkerne fastholdes, når alle kan se hinandens ansigtsudtryk. Det hjælper også på koncentration og deltagelse, at man kan nikke og vise, at man lytter aktivt. Forpligtelsen til at deltage aktivt er større. (Halvdelen af dem, der er med til videomøder/kurser/seminarer laver mad eller spiser samtidig).

Idégenerering

Skal der arbejdes med ideer, kan det være en hjælp at tegne på flipover eller skrive på dokument/power point på skærmen i et billede, så ideer opsamles og kan kategoriseres.

Chatfunktionen kan være god til at generere mange ideer hurtigt – men husk at samle op.

Regnskab – Likviditet – budget – salgspipeline

Her er det ekstra væsentlig at sikre, at alle har læst og forstået tallene. Tjek om alle har dem foran sig eller kun har dem digitalt og derfor ikke kan se dem til mødet, hvor de nu har bestyrelseskollegaerne til at fylde hele skærmen.

Invester ekstra tid til at gennemgå de væsentligste forandringer, hhv. risici og muligheder. Vær sikker på, at alle har samme udgangspunkt for i hvert fald at se, hvilke konklusioner, direktør og formand vurderer, at der skal træffes beslutninger ud fra.

Direktør kan vise slides med kundereaktioner på skærmen i stedet for at dele dem ud.

Ifm. krisebeslutninger og regeringsstøtteordninger skal tidshorisonten på beslutningerne og tidshorisonten være ekstra tydelig. Og ønsker man at sikre sig, at alle er med, og reelt har føling med graden af økonomisk robusthed, risiko mv. som øvrige beslutninger om fx besparelser eller ekspansion træffes ud fra, så er det her, man skal lade alle ’stille dumme spørgsmål’.

Ledelsessparring

Vær opmærksom på direktørens personlighedstype. Har vedkommende brug for ros; for at blive holdt fast på regnskabet eller juraen; skal man sikre sig, at pipelinen er realistisk; … og vær opmærksom på, at personlighedstræk skærpes i krisetid.

Det kan også virtuelt sagtens lade sig gøre at spille direktøren stærkere. Man kan udemærket have fokus på udvikling – og man kan også i høj grad tilbyde at stå mere til rådighed mellem møderne.

Overvej at have et punkt, der handler om, hvordan det er at være medarbejdere hhv. direktør midt i en pandemi.

Du skal møde direktøren der, hvor vedkommende er, og bidrage med en passende forstyrrelse. Altså netop så meget, som det er til at arbejde med og bruge konstruktivt

Eventuelt

Punktet, hvor alt kan siges og intet besluttes.

Husk at have det med og have tid til det.

Rund godt af

Brug tid på afrunding. Det er en underlig oplevelse at afslutte et møde fra et sekund til et andet, Normalt er det jo også sådan, at man lige pakker tasken, tager jakke på og taler sammen.

Så sæt tid af til uformel snak om at arbejde hjemme, arbejde virtuelt, karantæne mm.

Brug gerne tid på en bordrunde ift. mødets format og bed evt. om input til værktøjet, der er brugt.

Referat

Send det ud. Giv mere plads til, at der er noget med fra både chat og mundtlige indslag, samt udsendt materiale, hvis der skal andet end korte beslutningsreferater til.

Værktøjer egnet til bestyrelsesmøder

Zoom

Det mest populære mødeværktøj blandt de dygtigste IT folk, jeg kender. Det bedste i min optik er lyden, for man kan tale ‘i munden på hinanden’, dvs. man kan overlappe, ligesom man gør naturligt i samtaler. Her lukker en række andre produkter af for lyden for alle andre, end den hvis lyd går stærkest igennem.

Deltagerne kan vælge, om de vil downloade programmet eller bare deltage via browser direkte fra de link, man sender dem til mødet.Zoom er gratis ved møder op til 40 minutter. Så bestyrelsesmøder kræver, at virksomheden opretter et abonnement.Billedet er fra et bestyrelsesmøde i Figaf Aps., hvor kundereaktioner fra Linkedin vises på skærmen undervejs.

Skype

Virker glimrende med standardfunktionerne.

Det giver mulighed for at alle ser hinanden + at man ser den, der taler + at man ser præsentationer. Dvs. de klassiske funktioner.

Det er godt til steder uden ret meget båndbredde. Er der dårlig billedforbindelse, så slå billede fra efter at I har hilst på hinanden.

Skype kræver, at alle deltagere har en skype-konto.

Billedet er fra et internationalt bestyrelsesmøde, der foregik fra Katmandu i Nepal, Tamales i Ghana, Lilongwe i Malawi og Nordjylland.

Teams

‘Skype for business’ overgår til Teams, der er Microsoft Office 365 – også et glimrende værktøj med alle standardfunktioner. Det bruges meget i den offentlige sektor, hvor organisationerne allerede har licenserne til microsoft 365.

GoToMeeting

Gode standard-funktioner. Det giver mulighed for at alle ser hinanden + at man ser den, der taler + at man ser præsentationer.

Som ved Zoom kan deltagerne vælge, om de vil downloade programmet eller bare deltage via browser direkte fra de link, man sender dem til mødet.

Man kan teste dem alle gratis eller benytte dem gratis generelt. Der er erhvervslicenser, hvor man kan bruge dem til mere. Det er kun den, der indkalder til mødet, der betaler.

God fornøjelse med det virtuelle bestyrelsesmøde.

BONUSTIP:

I kan også bruge værktøjerne til at mødes til ‘fredagsbar’ eller til et kort morgen-tjekin med alle medarbejdere.

Forfatteren

Blogindlægget er skrevet af Mette Ehlers Mikkelsen.
Medlem af Bestyrelseskvinder Øst.

Se bestyrelsesprofil her.