Når bestyrelsesmøder går online.

En praktisk baseret værktøjsartikel til dig, der skal i gang med virtuelle bestyrelsesmøder.

Skrevet af

Mette Ehlers Mikkelsen
Bestyrelsesformand for Figaf ApS

Artiklen er bragt på Kforum den 10.04.2020: https://www.kommunikationsforum.dk/artikler/Gode-raad-til-digital-kommunikation

Har du prøvet bestyrelsesmøder på videokonference, men synes, der manglede noget? Har du egen virksomhed, og vil du gerne samle bestyrelsen her midt i coronaen? Har du egen virksomhed, og vil du gerne samle bestyrelsen oftere, f.eks. for at klare skærene eller udnytte muligheder, der er opstået i forbindelse med corona? Er den åbning, der lige nu er kommet for virtuelle møder, netop din anledning til endelig at få den lidt ældre formand for din bestyrelse med på at have virtuelle møder engang imellem? Så læs med.

 Skal du i gang med virtuelle bestyrelsesmøder i en mindre virksomhed?  Ti ting, der gør, at du styrer mødet sikkert, og at alle får noget ud af det. Skal du i gang med virtuelle bestyrelsesmøder for første gang, og ville det være rart ikke at stå helt på bar bund med alt fra valg af teknologi til, hvordan mødet ledes? Har du haft et enkelt møde eller to, men synes, der stadig er noget igen, før møderne giver det samme og opleves forpligtende på samme måde som fysiske møder? Driver du din egen mindre virksomhed, eller er du bestyrelsesformand for en? Så er her en række råd baseret på mine erfaringer for, hvordan du leder og forbereder mødet, og hvilket værktøj du skal vælge. Hvorfor nu?Man plejer at sige ‘never waste a good crisis’, så nu er muligheden her for, at langt flere prøver kræfter med virtuelle bestyrelsesmøder, mens vi er tvunget til at begrænse, hvor meget vi mødes, samtidig med, at virksomhederne ser ind i udfordringer, hvor bestyrelsernes sparring er på sin plads. Selv med en gradvis, kontrolleret åbning efter påske vil vi få brug for at rykke sammen (hver for sig) i virksomhederne og have flere virtuelle møder mellem de fysiske – hvad enten det er for at undgå konkurs, eller fordi krisen har skabt nye forretningsmuligheder. Værktøjer, der er velegnede til bestyrelsesmøder:

Figaf Aps

Zoom – det mest populære mødeværktøj blandt de dygtigste IT-folk, jeg kender. Det bedste i min optik er lyden, for man kan tale lidt ‘i munden på hinanden’; dvs. man kan overlappe, ligesom man gør naturligt i samtaler. Her lukker en række andre produkter af for lyden for alle andre end den, hvis lyd går stærkest igennem. Det er samtidig det værktøj, der får mest medvind nu. Bladet Wired skriver, at de har oplevet, at der derfor har været enkelte udfald, så vær opmærksom på det. Det er heller aldrig sundt med for få udbydere i forhold til kommende priser. Zoom er dog intuitivt, og det er gratis op til 40 minutters møde. Skal man have længere møder, såsom bestyrelsesmøder, kan man derfor teste det gratis og derefter lade virksomheden tegne et abonnement. Det er i størrelsesordenen 15-20 USD pr. mdr. Så er der skærmdeling, såkaldte breakout rooms, til mindre møder og optagelse af møderne. Zoom kan bruges med iOS, Android app og fra desktop eller browser. Så hver enkelt vælger selv, om de vil downloade software eller bruge det via browseren. Min anbefaling er at bruge computer frem for mobiltelefoner til møder. Det er dog værd at bide mærke i de mange historier, der florerer om Zooms datasikkerhed. Der er fortsat mange ubesvarede spørgsmål. Det kan man læse om her.  

No alt text provided for this image

Skype – platformen, der virker glimrende med standardfunktionerne. Det giver mulighed for, at alle ser hinanden, samt at man ser den, der taler, og at man ser præsentationer. Altså de klassiske funktioner. Tilsvarende med chatfunktion, skærmdeling etc. Man får en del gratis, f.eks. møder op til 50 deltagere og fire timers varighed, altså nok til bestyrelsesmøder. Alle deltagere skal dog have en Skype-konto. Det er gratis, men skal oprettes før mødet, og hver enkelts konto skal inviteres til mødet af arrangøren. Det er muligt, men besværligt at få deltagere med uden Skype-konto. Det er klart bedre at benytte computere end mobiltelefoner Det er godt til steder uden ret meget båndbredde, f.eks. på en båd, i udlandet eller på steder uden bredbånd. Er der dårlig billedforbindelse, så slå billede fra efter, I har hilst på hinanden. Microsoft Teams – Skype for BusinessVærktøjet Skype for Business overgår til værktøjet Teams, der er Microsoft Office 365. Det er også et glimrende værktøj med alle de allerede nævnte standardfunktioner. Det bruges meget i den offentlige sektor, hvor organisationerne allerede har licenserne til Microsoft 365. Har virksomheden allerede licenserne, kan de være et oplagt valg, da det er gratis med Office 365. Man har integreret en chatplatform og et videokonferencesystem, og det er ikke så intuitivt – heller ikke i forhold til brugen af chatten, dvs. muligheden for at skrive beskeder, spørgsmål eller bede om ordet. Der er funktioner som muligheden for at sløre baggrunden, hvilket kan være rart hjemme, fordi andre mødedeltagere så ikke kan se hele stuen eller distraheres, hvis et familiemedlem går ind i billedet. De, der er vant til det, er glade for det. Jeg har dog endnu til gode at møde det i private virksomheder. 

No alt text provided for this image

GoToMeeting Værktøjet har også gode standardfunktioner. Det giver mulighed for, at alle ser hinanden, samt at man ser den, der taler, og at man ser præsentationer. Som ved Zoom kan deltagerne vælge, om de vil downloade programmet eller bare deltage via browser direkte fra det link, man sender dem til mødet. Man kan teste dem alle gratis. Nogle er også gratis at benytte inden for visse rammer. Derudover er der erhvervslicenser, hvor man kan bruge dem til mere eller til flere. Det er kun den, der indkalder til mødet, som betaler, så det giver tit mening, at direktør/ejer/virksomheden alligevel sætter mødet op og sender et link ud til alle deltagere. HangoutsGoogle Hangouts er en fjerde mulighed. Her er også alle standardfunktioner. Det kræver en Google-konto hos arrangøren af mødet og G Suite-abonnement. Vær opmærksom på, at Google har delt værktøjet op i Google Hangouts Meet, der er til forretningsmøder, og Hangouts Chat til sociale møder. Alle skal altså bruge Hangouts Meet til mødet. Det er moderne i sit udtryk med emojis mm., hvilket jeg dog ikke har vægtet højt i forhold til at vælge redskab. AndreWhatsApp og Facebook Messenger er de bedste til 1:1-møder i forberedelsen af bestyrelsesmødet, hvis man vil have billede på og ikke blot telefonen, eller hvis man er i udlandet. De er ikke egnede til bestyrelsesmøder.  Gode råd til faciliteringen af bestyrelsesmødet til bestyrelsesformanden (og direktøren):1. Forberedelse er nøglen:Forbered dig tidsmæssigt 2-3 gange længere end ellers med fokus på processen. Formanden og direktøren bør afklare, hvad der skal drøftes, og hvilke beslutninger der skal træffes. Det skal dernæst afklares præcist for hvert emne, hvilken proces der sikrer det. Her adskiller et virtuelt møde sig nemlig væsentligt fra et fysisk. Derfor er den investering i forberedelsestid givet godt ud. Formanden er nødt til at tænke hvert punkt igennem ned til mikroniveau og vide, om det skal have kort eller lang tid, om der skal slides på, og hvilken type diskussion man skal have. Det slår meget stærkere ud end ved fysiske møder, hvor de fleste af os, kan lede dem mere på erfaringen. Det her er et nyt værktøj, der skal læres. Tæt samarbejde med direktøren er som altid afgørende. Overvej, hvem der skal deltage ud over bestyrelsesmedlemmerne og direktøren. Skal andre med kan man bede dem vente med at logge ind i mødet, til man når det relevante punkt på dagsordenen, ligesom man kan lade deltagere forlade mødet igen. Begræns deltagelse fra andre, indtil I er sikre i brugen af virtuelle møder, for det tager lang tid i et møde og bryder det op.  Sæt gerne tid af til det sociale. Bruger I ellers 15 minutter i starten og 20 minutter, når I slutter, på smalltalk om medlemmernes egne virksomheder, familier, sport eller lignende, så overvej at gøre det samme her. Mødet kan kommunikeres som et 2+1 time. Møder tager ofte den tid, der er til dem, og det er ikke meningen, det skal trække ud. MEN virtuelle møder tager længere tid, og bagkanten er hård, så sæt tiden af, styr stramt i selve substansen, og overrask hellere positivt ved at slutte før tid. 2. Skab tillid – både før mødet og ved mødets start:Prioritér tid til dette, fordi det, der normalt er små sprækker i tillid og samarbejde, forstærkes ved virtuelle møder i forhold til fysiske.Jo mindre deltagerne er vant til at bruge virtuelle møder, jo fastere struktur og mere forventningsafstemning i forhold til reglerne og formålet med mødet. Husk hellere for meget end for lidt forventningsafstemning. Prioritér tid til dette, fordi der er forskel på, hvor vant man er til virtuelle møder. Nogle vil måske være bange for at være til besvær eller blive til grin og holder sig derfor tilbage. Sørg for at skabe en stemning, så de føler sig trygge og på hjemmebane. Det er muligt at skabe tillid ved at lave en bordrunde med lidt social snak, ligesom man ville gøre ved et fysisk møde. Netop ved virtuelle møder er det vigtigt at få alle til at sige noget helt i starten af mødet – om det så bare er med den begrundelse, at man vil teste lyden. Det understøtter, at bestyrelsen virker demokratisk og træffer beslutninger som et kollektiv, hvor alle oplever, de bidrager og er forpligtede af beslutningerne. Det kan med fordel fortælles til alle, at virtuelle møder er langsommere i deres natur. Man må lade én tale og dernæst give ordet til den næste. Man skal altså respektere dagsorden og mødeleder. Man er derfor nødt til at forberede sig på pauser. De skræmmer ellers altid, og man er tilbøjelig til at give sig til at tale, hvis der bliver stille. Her skal der være pauser, så man kommer fra taler til taler. Lov alle, at de kommer til orde, og opfordr dem til at gøre det. Stil i udsigt, at du vil bruge bordrunder, så alle kommer til orde – det forpligter også alle til at tage stilling og medansvar. Opfordr til, at man rækker hånden op, så det er tydeligt på skærmen, og mødeleder kan notere det. Man kan med fordel bruge to fingre tæt på hinanden for at sige eksempelvis ”2 minutter”, eller at man ønsker en kort bemærkning til emnet eller har et spørgsmål. Endnu bedre kan man opfordre medlemmerne til at skrive den slags i chatten. Det, I mangler mest, er kropssproget. Så opfordr gerne alle til at være MEGET tydelige med smil, nik og thumbs up for enighed, vinken til goddag og farvel, fingeren i vejret for ordet etc. Gå foran med at tale tydeligt og være meget tydelig i dit kropssprog. En klassisk begynderfejl er at se de andre i øjnene, hvor deres øjne er på skærmen. Så ser man ned eller forbi den, der taler. Se i stedet på kameraet på computeren, der på en bærbar typisk er øverst i midten. Råd alle til at sætte billederne af de andre tæt på kameraet, så I alle kan se på kameraet og samtidigt se på hinanden. 3. Teknisk forberedelse:Send link ud i god tid, og opfordr alle til at teste det. Lav et formøde, hvor det er muligt at teste lyd og billede for dem, der ikke er vant til det. Anbefal fast forbindelse i stedet for wi-fi, hvis deltagerne sidder privat. Det giver mindre spildtid med dårligt billede og lyd, man skal ordne. Det øger også sandsynligheden for, at alle har kamera på og har båndbredde til både god lyd og godt billede. Hvis det ikke virker, så prioritér, at en deltager med en tynd linje starter med kameraet tændt, så man kan vinke og smile til de andre og lige introducere sig og sige, at man vil søge at få det til at virke næste gang. Derefter kan den eller de, det er helt umuligt for, slå kameraet fra, så der bliver ordentlig lyd til dem. Uden ordentlig lyd til alle, så aflys, og udskyd mødet! Instruér alle om at have deres mikrofoner på lydløs, mute, mens mødet varer, så man kun tænder for sin mikrofon, når man får ordet. Det begrænser baggrundsstøj meget og virker disciplinerende i forhold til, at meget talende griber ordet. Nogle redskaber kan sløre baggrunden, så man ikke ser stuen eller nogen, som går forbi. Men da bestyrelsesmøder er fortrolige, burde det ikke være nødvendigt. Det kan skærpe koncentrationen. Understreg, at noget muligvis bør printes, så deltagerne har det foran sig. Andet må man af hensyn til GDPR bede alle om at læse i bestyrelsesværktøjet eller maile og behandle fortroligt. Husk, at meget kan vises på skærmen på mødet. Begræns det mest muligt. Lav eventuelt bestyrelsesmøder kun med emner, der kan bære det, og som understøtter krisehåndteringen i forbindelse med coronapandemien. Andre end formand og direktør kan stå for dette. Selve mødets facilitering:  4. Starten:Formanden byder velkommen. Fortæl om dagsorden, mødets formål og de beslutninger, der skal tages, samt forventningsafstem reglerne for mødet.Repetér, at alle bedes anmode om ordet ved at række hånden op eller skrive i chatfunktionen, som gerne ligger som højre kolonne på skærmen og åbnes via en taleboble, ligesom Messenger /Chat. Her er en bordrunde en god idé: Virker alles lyd? Er de enige i oplægget? Hvad er deres forventninger til det? Har de prøvet det før? 5. Første punkt – godkendelse af dagsorden:Her kan man vælge at lade alle sige ok ved at markere med håndsoprækning, thumbs up eller ved at skrive ”ok” i chatten. Ved kommentarer gives ordet (kort). 

No alt text provided for this image

6. Emner til debat:Ved emner til debat styrer formanden og giver ordet til såvel direktøren som bestyrelsesmedlemmer. Er virksomheden ejerledet, så find en pragmatisk arbejdsdeling som vanligt. Tidsstyring bliver endnu vigtigere end ellers. Styring er centralt; korte afklarende spørgsmål er ok, mens debat bør vente til præsentationen er færdig. Kan man udsende status i forvejen, sparer det tid, men man skal lige samle og og ikke blot forudsætte alt læst og forstået på samme måde af alle. Lad alle markere, at de ønsker ordet ved at markere i billedet med hånden eller ved at skrive i chatten, hvor korte konkrete spørgsmål også med fordel kan stilles. Man bør fastholde alles kamera på skærmen, da det gør det lettere at skabe konsensus i gruppen. Gruppedynamikkerne fastholdes, når alle kan se hinandens ansigtsudtryk. Det hjælper også på koncentration og deltagelse, at man kan nikke og vise, man lytter aktivt. Forpligtelsen til at deltage aktivt er større – halvdelen af dem, der er med til videomøder/kurser/seminarer, spiser eller laver endog mad! 7. Idégenerering:Det kan være nu, hvis virksomheden har onlinehandel eller leverer rådgivning i onlinesalg og markedsføring og derfor har ekstra gode forretningsmuligheder lige nu. Især advisory boards har meget idégenerering, da det idéskabende og rådgivende fylder mere end det kontrollerende. Her er det en hjælp at tegne på en flipover eller skrive på et dokument eller i en PowerPoint på skærmen i et billede, så ideer opsamles og kan kategoriseres. Chatfunktionen kan også være god til at generere mange ideer hurtigt. Især i ejerledede virksomheder er det væsentligt at huske, at ejerledere selv oftest er idérige, således at prioritering reelt er vigtigere og sværere for dem. Her er det også væsentligt at være ydmyg i forhold til, at ejerlederen altid selv bestemmer, hvad vedkommende har mest lyst til og finder mest energi i. Det er deres livsværk og dermed deres beslutning og ansvar. Husk derfor opfølgning på kommende møder af, hvad det er blevet til. 

No alt text provided for this image

8. Regnskab, likviditet, budget, salgspipeline:Her er det ekstra væsentligt at sikre, at alle har læst og forstået tallene. Tjek, om alle har dem foran sig eller kun digitalt og derfor ikke kan se dem til mødet, hvor de nu har bestyrelseskollegaerne til at fylde hele skærmen.Investér ekstra tid til at gennemgå de væsentligste forandringer, henholdsvis risici og muligheder. Vær sikker på, at alle har samme udgangspunkt for i hvert fald at se, hvilke konklusioner direktør og formand vurderer, at der skal træffes beslutninger ud fra.Direktøren kan vise slides med kundereaktioner på skærmen i stedet for at dele dem ud (foto ovenfor). I forbindelse med krisebeslutninger og regeringsstøtteordninger skal tidshorisonten på beslutningerne og tidshorisonten være ekstra tydelig. Flere, end man regner med, har udfordringer med at overskue tallene. Man kan derfor bosse en del igennem, men ønsker man at sikre sig, at alle er med og reelt har føling med graden af økonomisk robusthed, risiko eller besparelser, er det her, man skal lade alle stille ‘dumme spørgsmål’. 

No alt text provided for this image

9. Ledelsessparring:Vær opmærksom på direktørens personlighedstype. Har vedkommende brug for ros eller for at blive holdt fast på regnskabet eller juraen, skal man sikre sig, at pipelinen er realistisk. Vær opmærksom på, at personlighedstræk skærpes i krisetid. Det kan også med de virtuelle møder sagtens lade sig gøre at have fokus på ledelsesstøtte og -udvikling. For mange af os handler bestyrelsesarbejde om at spille direktøren og direktionen god. Man kan også i eksempelvis krisesituationer i højere grad end ellers tilbyde at stå til rådighed mellem møderne. Overvej netop nu at have et punkt, der handler om, hvordan det er at være medarbejdere eller ledelse midt i en krise /pandemi. Husk som altid, at du som bestyrelsesformand eller -medlem ikke er den daglige chef. Husk, at du må møde direktøren der, hvor vedkommende er, og bidrage med en passende forstyrrelse. Altså netop så meget, som det er til at arbejde med og bruge konstruktivt. Værdien af vores råd er ikke, hvor ondt den læring har gjort på os at opnå, men hvor meget det kan omsættes til konkret, menneskeligt og forretningsmæssigt for en direktør, hvad enten han/hun er ansat eller ejerleder.  Det gælder i både virtuelle og fysiske møder, men er vigtigt at huske, når man samtidig skal fokusere på teknik og proces, som ellers plejer at ligge på rygraden.  10. Afslutning:Eventuelt: Husk at have det med og have tid til det. Punktet, hvor alt kan siges og intet besluttes.  Få aftalt næste møde.  Rund godt af:Brug tid på afrunding. Det er en underlig oplevelse at afslutte et møde fra et sekund til et andet, hvor man normalt ellers lige pakker tasken, tager jakke på og taler sammen. Sæt tid af til uformel snak om at arbejde hjemme, arbejde virtuelt, være i karantæne eller andre emner, man ellers ville tale om.Brug gerne tid på en bordrunde i forhold til mødets format og proces. Bed om input til værktøjet, der er brugt. Gør det klart, at du lytter og tager det med i forhold til næste møde. Referat:Giv plads til, at der er noget med fra både chat og mundtlige indslag samt relevant information fra udsendt materiale, hvis der skal andet end korte beslutningsreferater til. Send det ud og/eller læg det i jeres onlinebestyrelsesværktøj. I kan skrive under digitalt eller på næste møde. I kan have en frist for kommentarer, hvis der er noget, I vil være sikre på, at der er fuld opbakning til at gå i gang med straks, hvor mødet ikke blev helt klart for alle. God fornøjelse.

No alt text provided for this image

 Kilder:
Egne erfaringer, samt https://www.wired.co.uk/article/best-video-conference-apps

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *